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2020年2月 首頁 > 企業(yè)內(nèi)刊

臨時承接年會,這家新開業(yè)酒店不辱使命

作者:廣州融創(chuàng)萬達文華度假酒店

2020年1月12日,隨著最后一個分系統(tǒng)會議的結(jié)束,萬達集團2019年年會落下帷幕。這是萬達酒店人創(chuàng)造的又一個奇跡,因為負責籌備會議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店把150天的籌備時間壓縮到8天,圓滿完成了任務。

2020年1月11日,萬達集團年會在廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店隆重召開。會場上,氣氛莊嚴而熱烈;會場下,服務工作緊張而有序。

這是一次非同尋常的盛會,參加此次年會的人員眾多,與會人員及演職人員總計多達約1400人,其中演職人員720人,是萬達集團歷屆年會中,人數(shù)最多的一次。而負責籌備會議的廣州融創(chuàng)文華及嘉華酒店,在武漢萬達瑞華及嘉華酒店等兄弟酒店的配合下,更是把150天的籌備時間壓縮到8天,這是萬達酒店人創(chuàng)造的又一個奇跡,它讓每個萬達酒店人再一次看到了萬達效率,也讓每個參會人員親歷了萬達酒店的高品質(zhì)服務。

 

僅剩8天  臨時遷址

2020年1月2日下午4點,元旦假期后的第一個工作日,廣州融創(chuàng)萬達文華及嘉華酒店總經(jīng)理接到緊急任務:萬達集團年會由原定的武漢萬達瑞華酒店變更至廣州融創(chuàng)萬達文華及嘉華酒店。而這時,距離會議召開僅剩下8天的時間。一般情況下,從年會任務下達至酒店到會議召開,酒店通常會有150天的準備期。但是指令就是集結(jié)號,執(zhí)行無借口

接到任務后,酒店總經(jīng)理迅速召開酒店管理層會議,部署會議的籌備工作。在接到指令的當晚10點30分,原承辦單位武漢萬達瑞華酒店各部門負責人抵達廣州;午夜時分,酒管總部負責年會籌備的人員也趕到酒店。

集結(jié)完畢,大家當即召開溝通會,根據(jù)時間緊、任務重的具體情況,酒店參照以往的接待方案,按照酒店部門、區(qū)域進行分工;同時,從會議場地、住房要求、餐飲接待、迎賓禮遇、物資采購、人力支援等方面,將完成時間明確到具體時點,形成了一個詳細而完善的會議籌備計劃,為籌備工作的順利開展打下了基礎(chǔ)。

 

全員無休  兄弟馳援

1月3日至1月11日年會籌備及召開期間,廣州酒店全體人員放棄了個人休假,全員投入到緊張的工作中。然而,在499間客房、人房比僅為0.85的情況下,接待任務是異常繁重的。

為了保證會議接待水平,208名來自兄弟酒店的支援人員也緊急趕至廣州支援。他們中有接待活動第一道關(guān)卡的前臺、禮賓員;有專業(yè)的貼身管家;有為客房公區(qū)提供清潔保障的服務員;有提供餐飲服務的餐飲西廚房、宴會及各餐廳服務人員;有提供會議保障的工程、安監(jiān)人員;也有萬達VIP接待的服務精英團隊。

這208名酒店支援人員,帶來了嫻熟的服務技能、熱忱的服務態(tài)度,也帶著萬達人身上特有的高效和敬業(yè)的工作精神。會議接待工作中,為了使后勤保障無差錯,工程維修、保安巡查24小時輪班值守;為了讓入住客人感受到貼心的服務,餐飲服務也提供24小時服務。這些工作的背后,浸透著每一個服務人員辛勤的汗水。

 

想得精細  干得迅速

酒管公司總部擔負著會議籌備的總體協(xié)調(diào)、組織和監(jiān)管工作。由于時間緊張,籌備工作負責人每天早、晚召開兩次專項接待會議,確保服務標準的執(zhí)行和各類事項流程的審批、流轉(zhuǎn)。

廣州融創(chuàng)萬達文華酒店作為集團VIP領(lǐng)導的接待酒店,展開了一場堪比新酒店精開荒大工程,房間從基礎(chǔ)清潔、凈化除味、布草洗滌、窗簾熨燙,到房間的歡迎禮品、夜床禮品的準備等,都做了大量精細化的工作。在VIP迎賓環(huán)節(jié),酒店特意安排了極富嶺南特色的絲弦迎賓樂隊以及身著西關(guān)民國裝扮的天使奉茶禮,讓與會領(lǐng)導感受了一番別具風格的粵式禮遇。

廣州融創(chuàng)萬達嘉華酒店作為參會人員接待酒店,結(jié)合接待人數(shù)眾多、到達時間集中的特點,前臺做到提前分房、制作房卡,并快速辦理入住,極大地縮短了參會人員入住離店的辦理速度,大大提升了客戶體驗。

 

精益求精  書寫奇跡

在這緊張而激動的8天時間里,有辛苦的汗水,也有感動的淚水。

此次接待工作,最為緊迫的是溝通協(xié)調(diào)場地及房間使用問題。酒店管理層為此制定了對外公關(guān)方案,銷售團隊統(tǒng)計所有宴會廳及房間使用情況,并當即與客戶進行聯(lián)系,商討場地更改或者延期的解決方案,同時開展與OTA渠道預訂及散客的溝通工作。市場銷售團隊為客戶提前做好各種備選補償方案,本著將損失降到最低的原則,通過誠意致歉與有效溝通,將原訂宴會場地及房間的客戶協(xié)調(diào)出來,在26個小時內(nèi), 為集團年會順利舉行邁出了第一步。

酒店宴會小組配合會務組做好各種宴會廳翻臺、布場、調(diào)控的準備。為了保證年會當天的順利舉辦,宴會廳場地進行了數(shù)次翻臺彩排,從1月4日第一次彩排的26分鐘翻臺速度,到1月10日清晨5點彩排19分鐘的翻臺速度,這7分鐘速度的提高,是酒店經(jīng)歷了數(shù)次調(diào)整和演練的結(jié)果。

餐飲團隊在安排每日早、午、晚、夜宵四餐時,每日每餐都會提供三套方案,每套方案都會提前做出樣品并每天試菜,供大家品嘗并聽取反饋意見,直到每餐搭配都做到精益求精。

2020年1月12日,隨著最后一個分系統(tǒng)會議的結(jié)束,萬達集團2019年年會落下帷幕,但是,由萬達人創(chuàng)造的一個又一個奇跡還在上演。古希臘著名劇作家索??怂拐f過,人世間有很多奇跡,但是,人比所有奇跡更加神奇。正如 《萬達之歌》所唱的,萬達人,敢闖敢試從來不畏懼;萬達人,遭遇挫折堅持不放棄;萬達人,永遠保持旺盛生命力,相信勇敢堅韌、百折不撓的萬達人會在新征程中繼續(xù)詮釋萬達精神,成為無數(shù)奇跡的締造者!

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