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管住考勤員 效率大提高

作者:太原萬(wàn)達(dá)文華酒店

方法概述

人力資源部核對(duì)考勤的工作瑣碎且量大,每月月底部門(mén)集中上交考勤,人力資源部要在很短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審核且要確保結(jié)果正確,可以說(shuō)是時(shí)間緊任務(wù)重。

為更好地保障考勤工作的效率,我們經(jīng)過(guò)總結(jié)摸索發(fā)明了部門(mén)考勤員考核法,很好地提高了考勤的工作效率。

操作過(guò)程

人力資源部在考勤核對(duì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要再和部門(mén)考勤員確認(rèn)更改,在與部門(mén)核對(duì)的過(guò)程中就會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間,且考勤出現(xiàn)的問(wèn)題大都是因?yàn)榇中幕蚴欠磸?fù)強(qiáng)調(diào)的問(wèn)題,在經(jīng)過(guò)兩次集中考勤培訓(xùn)之后,效果還是不佳,究其根源,在于考勤員做考勤不夠認(rèn)真仔細(xì),責(zé)任心不強(qiáng),且經(jīng)常犯一些低級(jí)錯(cuò)誤。為了有效杜絕這種情況發(fā)生,且更好地保障考勤工作的效率,經(jīng)過(guò)總結(jié)摸索發(fā)明了此工作方法,提高了考勤的工作效率,具體步驟如下:

第一,每月分類(lèi)匯總經(jīng)常出現(xiàn)的考勤問(wèn)題,并在其后標(biāo)明改進(jìn)措施,發(fā)送到各部門(mén),以供部門(mén)考勤員進(jìn)行參考并簽字確認(rèn)。

第二,從部門(mén)上交的考勤表中檢查出并匯總每月出現(xiàn)的錯(cuò)誤,并在問(wèn)題一欄后面標(biāo)注正確方法及改進(jìn)措施,強(qiáng)調(diào)需要注意的部分,以便考勤員遇到問(wèn)題時(shí)可以隨時(shí)進(jìn)行參考,同時(shí)也可以有效防止類(lèi)似問(wèn)題重復(fù)發(fā)生。

例如:考勤匯總表出現(xiàn)員工打卡異常,有些情況是因?yàn)榘啻闻R時(shí)調(diào)整但是沒(méi)有及時(shí)在Landa系統(tǒng)中更改。比如說(shuō)這個(gè)問(wèn)題發(fā)生在西廚房,我們考勤匯總表會(huì)總結(jié)出這個(gè)問(wèn)題,分享給各部門(mén),其他部門(mén)看到后可以作為參考,以防以后有類(lèi)似問(wèn)題發(fā)生在本部門(mén)。

第三,制定考勤員考核表,每月對(duì)考勤員進(jìn)行得分排名評(píng)估。

考勤員出現(xiàn)一次錯(cuò)誤計(jì)1分,每月根據(jù)得分結(jié)果對(duì)各部門(mén)考勤員進(jìn)行排名,排名結(jié)果會(huì)以郵件的形式發(fā)送到總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門(mén)經(jīng)理及所有部門(mén)考勤員。

同時(shí)根據(jù)考勤員考核表得分還可以統(tǒng)計(jì)出本月出現(xiàn)錯(cuò)誤最多的考勤項(xiàng)目,以便更有側(cè)重點(diǎn)地作下一步改進(jìn)。

第四,執(zhí)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣原則,每季度評(píng)選優(yōu)秀考勤員,提高考勤員工作積極性。

每季度根據(jù)考勤檢查表的累計(jì)得分,評(píng)選出季度優(yōu)秀考勤員,并發(fā)獎(jiǎng)品予以表?yè)P(yáng)鼓勵(lì),有效提高考勤員的工作積極性;對(duì)于連續(xù)幾個(gè)月錯(cuò)誤多且沒(méi)有進(jìn)步的考勤員,安排進(jìn)行再次培訓(xùn),如果效果仍然不明顯,則建議部門(mén)更換考勤員。

綜上所述,考勤考核法主要分為培訓(xùn)并明確責(zé)任、總結(jié)匯總問(wèn)題,作為考勤參考范本;統(tǒng)計(jì)考核;評(píng)優(yōu)罰劣等步驟。另外,在此基礎(chǔ)上,還定期召開(kāi)考勤員會(huì)議,對(duì)部門(mén)考勤員進(jìn)行集中培訓(xùn),加強(qiáng)溝通,探討平時(shí)工作中遇到的問(wèn)題,分享好的工作經(jīng)驗(yàn)。每次考勤會(huì)議都會(huì)邀請(qǐng)各部門(mén)至少一名部門(mén)經(jīng)理前來(lái)參加會(huì)議,以便考勤政策能得到更好的支持和落實(shí)。

案例及執(zhí)行效果

從以上檢查表數(shù)據(jù)可看出,除了新更換的考勤員當(dāng)月錯(cuò)誤在10個(gè)左右以外,其他部門(mén)考勤員從原來(lái)的平均15個(gè)左右錯(cuò)誤到現(xiàn)在的基本沒(méi)有錯(cuò)誤或是5個(gè)左右的錯(cuò)誤,出錯(cuò)率大幅降低。

例如前廳部,前幾個(gè)月前廳部考勤總是錯(cuò)誤很多,幾乎每個(gè)月人力資源部都能檢查出30個(gè)左右錯(cuò)誤,自從使用此方法后,第一個(gè)月前廳部變化不是很大,但人力資源部總監(jiān)將部門(mén)考勤員的排行表在早會(huì)上公布之后,引起前廳部經(jīng)理的充分重視,在其監(jiān)督引導(dǎo)下,前廳部考勤員A有了明顯進(jìn)步,對(duì)考勤相關(guān)工作表現(xiàn)出充分的積極性,認(rèn)真負(fù)責(zé),第二個(gè)月錯(cuò)誤就已經(jīng)減少到22個(gè),到第三個(gè)月錯(cuò)誤已經(jīng)減少到5個(gè)。

由此可見(jiàn),對(duì)考勤員進(jìn)行考核排名的方法不僅使錯(cuò)誤顯著減少,提高了工作效率,還有效地激勵(lì)了員工,提高了其工作積極性,同時(shí),也明顯縮減了人力資源部核對(duì)及改正考勤的時(shí)間,可大幅提高工作效率。

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