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管住考勤員 效率大提高

作者:太原萬達文華酒店

方法概述

人力資源部核對考勤的工作瑣碎且量大,每月月底部門集中上交考勤,人力資源部要在很短的時間內(nèi)進行審核且要確保結果正確,可以說是時間緊任務重。

為更好地保障考勤工作的效率,我們經(jīng)過總結摸索發(fā)明了部門考勤員考核法,很好地提高了考勤的工作效率。

操作過程

人力資源部在考勤核對過程中發(fā)現(xiàn)問題要再和部門考勤員確認更改,在與部門核對的過程中就會花費很多時間,且考勤出現(xiàn)的問題大都是因為粗心或是反復強調(diào)的問題,在經(jīng)過兩次集中考勤培訓之后,效果還是不佳,究其根源,在于考勤員做考勤不夠認真仔細,責任心不強,且經(jīng)常犯一些低級錯誤。為了有效杜絕這種情況發(fā)生,且更好地保障考勤工作的效率,經(jīng)過總結摸索發(fā)明了此工作方法,提高了考勤的工作效率,具體步驟如下:

第一,每月分類匯總經(jīng)常出現(xiàn)的考勤問題,并在其后標明改進措施,發(fā)送到各部門,以供部門考勤員進行參考并簽字確認。

第二,從部門上交的考勤表中檢查出并匯總每月出現(xiàn)的錯誤,并在問題一欄后面標注正確方法及改進措施,強調(diào)需要注意的部分,以便考勤員遇到問題時可以隨時進行參考,同時也可以有效防止類似問題重復發(fā)生。

例如:考勤匯總表出現(xiàn)員工打卡異常,有些情況是因為班次臨時調(diào)整但是沒有及時在Landa系統(tǒng)中更改。比如說這個問題發(fā)生在西廚房,我們考勤匯總表會總結出這個問題,分享給各部門,其他部門看到后可以作為參考,以防以后有類似問題發(fā)生在本部門。

第三,制定考勤員考核表,每月對考勤員進行得分排名評估。

考勤員出現(xiàn)一次錯誤計1分,每月根據(jù)得分結果對各部門考勤員進行排名,排名結果會以郵件的形式發(fā)送到總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門經(jīng)理及所有部門考勤員。

同時根據(jù)考勤員考核表得分還可以統(tǒng)計出本月出現(xiàn)錯誤最多的考勤項目,以便更有側重點地作下一步改進。

第四,執(zhí)行獎優(yōu)罰劣原則,每季度評選優(yōu)秀考勤員,提高考勤員工作積極性。

每季度根據(jù)考勤檢查表的累計得分,評選出季度優(yōu)秀考勤員,并發(fā)獎品予以表揚鼓勵,有效提高考勤員的工作積極性;對于連續(xù)幾個月錯誤多且沒有進步的考勤員,安排進行再次培訓,如果效果仍然不明顯,則建議部門更換考勤員。

綜上所述,考勤考核法主要分為培訓并明確責任、總結匯總問題,作為考勤參考范本;統(tǒng)計考核;評優(yōu)罰劣等步驟。另外,在此基礎上,還定期召開考勤員會議,對部門考勤員進行集中培訓,加強溝通,探討平時工作中遇到的問題,分享好的工作經(jīng)驗。每次考勤會議都會邀請各部門至少一名部門經(jīng)理前來參加會議,以便考勤政策能得到更好的支持和落實。

案例及執(zhí)行效果

從以上檢查表數(shù)據(jù)可看出,除了新更換的考勤員當月錯誤在10個左右以外,其他部門考勤員從原來的平均15個左右錯誤到現(xiàn)在的基本沒有錯誤或是5個左右的錯誤,出錯率大幅降低。

例如前廳部,前幾個月前廳部考勤總是錯誤很多,幾乎每個月人力資源部都能檢查出30個左右錯誤,自從使用此方法后,第一個月前廳部變化不是很大,但人力資源部總監(jiān)將部門考勤員的排行表在早會上公布之后,引起前廳部經(jīng)理的充分重視,在其監(jiān)督引導下,前廳部考勤員A有了明顯進步,對考勤相關工作表現(xiàn)出充分的積極性,認真負責,第二個月錯誤就已經(jīng)減少到22個,到第三個月錯誤已經(jīng)減少到5個。

由此可見,對考勤員進行考核排名的方法不僅使錯誤顯著減少,提高了工作效率,還有效地激勵了員工,提高了其工作積極性,同時,也明顯縮減了人力資源部核對及改正考勤的時間,可大幅提高工作效率。

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