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建立標(biāo)準(zhǔn) 讓部所對(duì)接變輕松

作者:萬達(dá)酒店設(shè)計(jì)院 陶東

方法概述

各部所之間對(duì)接矛盾是眾多系統(tǒng)常出現(xiàn)的問題,其中各部所之間為爭(zhēng)奪時(shí)間、人力等資源導(dǎo)致矛盾最為常見,對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)的不一致是導(dǎo)致類似矛盾的重要原因。針對(duì)效果圖所一對(duì)五個(gè)所的輸入輸出及競(jìng)標(biāo)的特點(diǎn),經(jīng)過對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理,制定了單項(xiàng)目的效果圖任務(wù)執(zhí)行書和配合執(zhí)行的輸入輸出的標(biāo)準(zhǔn),對(duì)接雙方依據(jù)上線模塊計(jì)劃,商議具體執(zhí)行計(jì)劃時(shí)間及活動(dòng)內(nèi)容,嚴(yán)格執(zhí)行做到有法可依,保障業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)提前完成。

操作流程

1.以所為單位對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)出入口制定審核標(biāo)準(zhǔn),梳理內(nèi)部業(yè)務(wù)流程,制定項(xiàng)目任務(wù)執(zhí)行書;此任務(wù)執(zhí)行書(單項(xiàng))執(zhí)行過程中,可配合一些輸入輸出審核標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)制條款等,同時(shí)應(yīng)用執(zhí)行。注解部分為任務(wù)輸入審核標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)的提示。

2.任務(wù)執(zhí)行書內(nèi)容以業(yè)務(wù)流程為順序,主要分三大部分:輸入計(jì)劃內(nèi)容、執(zhí)行紀(jì)要、輸出確認(rèn)內(nèi)容。

輸入計(jì)劃內(nèi)容包括:任務(wù)輸入部門;項(xiàng)目基本信息:項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號(hào);任務(wù)計(jì)劃時(shí)間:根據(jù)計(jì)劃模塊節(jié)點(diǎn)時(shí)間,雙方商討確認(rèn)具體開始時(shí)間、完成時(shí)間、過程中關(guān)鍵點(diǎn)的確認(rèn)時(shí)間;任務(wù)成果要求:輸出時(shí)完成到那個(gè)階段的標(biāo)準(zhǔn),包括模型階段、渲染階段、電子小圖、成品大圖四個(gè)要求標(biāo)準(zhǔn);項(xiàng)目任務(wù)輸入目錄:具體的工作內(nèi)容依據(jù)。

執(zhí)行紀(jì)要:執(zhí)行過程中避免不了出現(xiàn)一些無法預(yù)計(jì)的變更事項(xiàng),例如人員的變動(dòng)、計(jì)劃匯報(bào)時(shí)間的變更,此部分為靈活變通而設(shè)。根據(jù)具體需要而記錄:輸入輸出雙方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、具體對(duì)接執(zhí)行人員分配計(jì)劃,執(zhí)行過程中對(duì)接及變更相關(guān)事項(xiàng)記錄。各方商討結(jié)果、會(huì)議紀(jì)要、其他關(guān)鍵內(nèi)容的說明等。

輸出確認(rèn)內(nèi)容:項(xiàng)目任務(wù)輸出目錄即項(xiàng)目完成的具體內(nèi)容,對(duì)照輸入內(nèi)容是否全部確認(rèn)完成,輸入部所負(fù)責(zé)人接收后簽字確認(rèn)。

3.任務(wù)執(zhí)行書重點(diǎn)提醒。輸入階段的審核是輸入部所提資環(huán)節(jié),也是輸出部所工作的重要依據(jù),在執(zhí)行任務(wù)計(jì)劃前,要充分審核提資的完整性方可簽字執(zhí)行(質(zhì)量保障)。輸出階段同理,確認(rèn)后方可簽字。重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)計(jì)劃是在計(jì)劃模塊時(shí)間內(nèi),經(jīng)雙方商討確認(rèn)的具體執(zhí)行時(shí)間,共同嚴(yán)格執(zhí)行即可保障項(xiàng)目的提前完成。由各部所負(fù)責(zé)人在輸入輸出階段簽字確認(rèn),是代表著所與所之間對(duì)接的權(quán)威執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn),簽字確認(rèn)方可執(zhí)行任務(wù)。雙方簽字后的任務(wù)執(zhí)行書是項(xiàng)目階段完成的重要依據(jù)(也可作為填報(bào)上線節(jié)點(diǎn)的附件依據(jù))。結(jié)合各個(gè)對(duì)接部所特點(diǎn)再修正、更新、完善,統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一接收、統(tǒng)一輸出,一致嚴(yán)格有效執(zhí)行形成閉環(huán),執(zhí)行到位是工作法體現(xiàn)的保障。

操作案例

山東泰安萬達(dá)嘉華項(xiàng)目競(jìng)標(biāo)階段效果圖任務(wù)執(zhí)行書。(詳見前圖)

執(zhí)行效果

清晰化輸入輸出具體任務(wù),雙方對(duì)接人員,計(jì)劃開始、完成和過程中重要時(shí)間節(jié)點(diǎn),經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),作為審核輸入輸出內(nèi)容確認(rèn)依據(jù),規(guī)避執(zhí)行過程中的扯皮現(xiàn)象,解決部所間業(yè)務(wù)對(duì)接矛盾,保障內(nèi)部生產(chǎn)能按節(jié)點(diǎn)有效完成,避免了重復(fù)問題反復(fù)解決;同時(shí)避免一個(gè)部所對(duì)接多個(gè)同業(yè)部所時(shí)的不公正現(xiàn)象,更充分利用時(shí)間和人力資源在重點(diǎn)工作上,提高各部所及酒店設(shè)計(jì)院的整體工作效率。

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